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TomTom telematics: Digitales Fahrtenbuch spart Zeit und minimiert Fehlerquote

Das Wiener Unternehmen Paco setzt auf Webfleet für die Fahrten­dokumentation. Dank der Lösung von TomTom Telematics sind für Paco in den letzten zehn Jahren keine Strafnachzahlungen mehr für fehlerhaft geführte Fahrtenbücher fällig geworden. Die Mitarbeiter können konzentrierter und effektiver arbeiten. Laut Geschäftsführer Michael Parlesak wird bei dem neuen Dokumentationsprozess viel Zeit gespart.

Paco ist ein Dienstleister für die Sanierung und den Neubau von Gas-, Wasser- sowie Heizungsinstallationen und arbeitet mit Hausverwaltungen, Eigentümergemeinschaften und Privatkunden zusammen. Das Unternehmen beschäftigt knapp 30 Mitarbeiter in der österreichischen Hauptstadt und betreibt einen kleinen Fuhrpark, bestehend aus elf – mit Webfleet ausgestatteten – Kastenwagen für seine Installateure.

Unachtsamkeiten kosteten Geld

»Wir hatten in der Vergangenheit eine Fahrtenbuchprüfung durch das Finanzamt. Daraus resultierten Nachzahlungen«, berichtete Geschäftsführer Michael Parlesak. »Die Fahrtenbücher waren vorhanden, wurden aber nicht ordnungsgemäß geführt. Unachtsamkeiten schleichen sich immer ein, wenn Menschen arbeiten.« Daraufhin entschied sich Parlesak für eine digitale Lösung. »Diese arbeitet wie von selbst und vor allem fehlerfrei«, so der Geschäftsführer. Mitarbeiter und Verwaltung werden dadurch entlastet.

Bevor Paco sich für eine digitale Fahrtenbuchlösung entscheiden konnte, galt es, mehrere österreichische Besonderheiten zu beachten. Die Anforderungen an Fahrtenbuchaufzeichnungen umfassen Datum der Fahrt, Art der Fahrt, Start- und Zielort, Zeitdauer und Kilometeranzahl, Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt sowie Fahrzeugmerkmale wie das Kennzeichen. Mit dem System von TomTom Telematics können diese Vorgaben erfüllt werden: Am Monatsende wird ein Report aus Webfleet per E-Mail versendet – sämtliche manuellen Bearbeitungen sind in der Änderungshistorie mitprotokolliert und so jederzeit nachvollziehbar.

Paco und Mitarbeiter müssen sich mittlerweile kaum mehr mit der Fahrtendokumentation auseinandersetzen. Webfleet dokumentiert alle notwendigen Informationen. Reports erhält das Unternehmen vollautomatisch per E-Mail in regelmäßigen Abständen. Dabei gibt es verschiedene Berichtsmöglichkeiten und Zeitintervalle. Wenn die Daten mal schneller und außerhalb der eingestellten Intervalle benötigt werden, lässt sich ein Report manuell auslösen.


»Keine Beanstandungen mehr«

»Auch innerhalb der vergangenen zehn Jahre hatten wir Prüfungen. Seitdem wir das digitale Fahrtenbuch haben, gab es keine Beanstandungen«, sagt Parlesak. Auch die Mitarbeiter des Unternehmens profitierten von der Software. Da sie kein Fahrtenbuch mehr schreiben müssen, haben sie eine Zeitersparnis. Auch die interne Kontrolle der Aufzeichnungen fällt weg. Somit wurde auch die Verwaltung des Unternehmens entlastet.

In den Wagen des Fuhrparks sind die Fahrzeugortungsgeräte TomTom Link 310 und Link 410 verbaut. Weil die Autos nur für geschäftliche Fahrten genutzt werden ist die Umstellung von einer geschäftlichen auf eine private Fahrt nicht notwendig. Die Fahrzeugortungsgeräte reagieren automatisch mit der Zündung des Kfz und zeichnen die Fahrtdaten auf.

Einfache Wartung

»Mir war es wichtig, dass das System einfach, unbürokratisch und vollautomatisch funktioniert. Ich möchte keine Reports selbst erstellen müssen«, betont Michael Parlesak. Auch die unkomplizierte Wartung und die Langlebigkeit der Hard- und Software waren für ihn ausschlaggebend bei der Auswahl der Produkte. Die Fahrzeugortungsgeräte TomTom Link 310 nutzt das Unternehmen seit Beginn seiner digitalen Fahrtenbuchaufzeichnungen – also seit etwa zehn Jahren. Zusätzliche, modernere TomTom Link 410 wurden im Verlauf der vergangenen Jahre im Rahmen der Fuhrparkerweiterung hinzugefügt.

»Insgesamt spart uns Webfleet fast einen Mann-Tag an Arbeit pro Woche, den wir früher für interne Kontrollen einsetzen mussten. Da kommt in zehn Jahren Nutzungsdauer einiges an Kostenersparnis zusammen«, so Parlesak.    §

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