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TomTom Telematics: »Die Arbeitszeiterfassung ist nicht mehr wegzudenken«

Für das Unternehmen »Die Freiräumer« und dessen Mitarbeiter ist der entscheidende Grund für den Einsatz von TomTom Telematics in den eigenen Fahrzeugen die einfache und unkomplizierte Zeiterfassung. Hinzu kommt die genaue Navigation und schnelle Routenführung im staureichen Nordrhein-Westfalen. Für die Freiräumer-Kunden bringt der Einsatz der TomTom-Technik ein hohes Maß an Zuverlässigkeit mit sich.

Seit dem Jahr 2002 sind »Die Freiräumer« innerhalb von NRW unterwegs, um Haushalte aufzulösen und Entsorgungen termingerecht zu realisieren. Das Unternehmen arbeitet von Schwerte aus und hat neben Privatkunden Genossenschaften, Hausverwaltungen und gewerbliche Betriebe als Kundenstamm. Sie greifen auf den Service des Entsorgungsfachbetriebs insbesondere bei Entkernung, Abbruch und Renovierungsvorbereitungen zurück. Projektbezogen arbeiten insgesamt 23 Mann in den verschiedenen Außenteams. Im Büro und der Disposition sind weitere sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tätig. Alle vier Fahrzeuge des Unternehmens sind mit TomTom Pro 2020 Driver Terminals und dem darüber verfügbaren Arbeitszeiterfassungssystem ausgestattet. »Die Räumfahrzeuge selbst sind Crafter oder Sprinter. Der Caddy ist für Aufträge, bei denen wir mit Containern arbeiten. Damit wir unsere Mitarbeiter an die Baustellen und wieder wegbekommen – wo also kein Abtransport von Volumen erforderlich ist«, erläutert Oliver Reuter, Assistent der Geschäftsführung bei »Die Freiräumer«.

Die Aufgabe

»Wir müssen unseren Kunden feste Zusagen machen, wann wir eintreffen. Das war früher einfach nicht möglich«, beschreibt Reuter die logistischen Herausforderungen im Alltagsgeschäft. »Da kam dann auf einmal der Anruf, dass unsere Leute im Stau stehen, nicht weiterkommen und auch nicht wissen, wann es weiter geht. Das hat sehr viel Unbehagen bei der Kundschaft ausgelöst. In drei von zehn Fällen war es so, dass wir unsere geschätzten Termine nicht einhalten konnten.«

Für die Freiräumer und die interne Buchhaltung gestaltete es sich mit steigender Mitarbeiterzahl in den Außenteams zudem immer schwieriger, regelmäßig alle Arbeitszeitzettel zu bekommen. »Unsere Buchhaltung hatte irgendwann die Faxen dicke. Für die Recherche mussten wir so viel Zeit aufwenden, dass wir gesagt haben, das muss jetzt vereinfacht werden.«

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit comuniverse, dem regionalen Vertriebs- und Beratungspartner von TomTom Telematics, rüsteten die Freiräumer 2013 ihr Unternehmen mit Webfleet aus. Der Einbau aller Komponenten für die Fahrzeugortung, Navigation und Arbeitszeiterfassung war schnell erledigt – ein Fahrzeug auszurüsten dauert eine Stunde.

Termintreue und Pünktlichkeit

Alle Fahrzeuge der Freiräumer sind über TomTom Pro 7250 Driver Terminals mit Echtzeitdaten für die Navigation und TomTom Pro 2020 Driver Terminals für die Erfassung der Arbeitszeiten ausgerüstet und in Webfleet eingebunden. »Wenn wir unseren ersten Auftrag beendet haben und zum nächsten fahren, kommen wir zu 100 % zu der Zeit an, die Webfleet angibt. Das ist die Zeit, die wir unserem Kunden sagen können. Das hebt uns deutlich von unserer Konkurrenz ab, die diese Problematik immer noch hat und unpünktlich ist. Termintreue ist unseren Kunden unwahrscheinlich wichtig.«


Echtzeitmessung und präzise Zeitangaben

In Webfleet ist es möglich, Routen und benötigte Zeit im Vorhinein zu planen. Was das Navigationsgerät erst nach Abfahrt berechnet, kann der Disponent durch Webfleet im Voraus und unter Berücksichtigung der Verkehrsdaten ersehen. Damit sind genaue Zeitangaben möglich, ohne dass sich das Fahrzeug bewegen oder die Disposition die Mitarbeiter bei der Arbeit unterbrechen muss. Die Entsorgungsteams können konzentriert ihrer Tätigkeit nachgehen. Anrufe und ständiges Nachfragen sind unnötig.

Papierkram hinderlich

Während die Mitarbeiter ihre Auftragsmappen als wichtig einordnen und akribisch ausfüllen, fielen Stundenzettel – wie in vielen Unternehmen immer noch – gern hinten runter, wenn die Feierabendzeit näher rückte. Reuter erinnert sich: »Als ich unseren Mitarbeitern sagte, ihr bekommt ein System, das ihr euch an den Schlüsselbund macht – morgens einmal einloggen, abends einmal ausloggen –, fand das große Akzeptanz und ist seitdem auch nicht mehr wegzudenken.« Über die TomTom Pro 2020 Driver Terminals in den Fahrzeugen kann sich jeder Mitarbeiter ein- und ausstempeln. »Der Mitarbeiter stempelt morgens am Fahrzeug A ein und wird dann mittags von der Baustelle mitgenommen vom Kollegen B. Das heißt, er kann dort ausstempeln«, erklärt Reuter weiter. »Was noch ein unheimlicher Vorteil ist: Wenn auf dem Rückweg von der Baustelle ein Kollege vor der Haustür abgesetzt werden kann – ohne erst noch mal zur Firma mitkommen zu müssen, um dann mit Bus und Bahn wieder nach Hause zu fahren.«

Weniger Überstunden, höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Die Buchhaltung kann jetzt ­direkt auf die Daten zugreifen, mit der internen Anwesenheitsliste abgleichen und die Stunden genau verbuchen. Zudem haben sich durch den Einsatz der Navigationsgeräte TomTom Pro 7250 die Anbindung an Webfleet und das exakte Routing die Über­stunden für die Mitarbeiter ­reduziert.     §

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