Eine Inventarverwaltung ist keinesfalls mit dem Aufkleben von Barcode-Etiketten erledigt. Eine passende Software sollte vielmehr einen aktuellen Überblick über das vorhandene Inventar und dessen Wert bieten, damit der Unternehmer die richtigen Entscheidungen für anstehende Investitionen treffen kann. »Oft weiß man zwar, welche Wirtschaftsgüter im Umlauf sind, es fehlen aber Angaben zum Zustand oder auch dem Standort. Nur wenn komplette Angaben vorliegen, können wir von Transparenz sprechen und falsche Anschaffungen vermieden werden. Wir empfehlen daher den Einsatz einer passenden Software«, so Hoppe.
Per Gesetz ist das Inventarverzeichnis für jede Firma vorgeschrieben. Die Daten aus der Software dienen damit gleichzeitig als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis, um auch einer Betriebsprüfung gelassen entgegen zu sehen. »Es bietet sich aber an, das Inventory-Management nicht nur als lästige Pflichterfüllung zu betrachten, denn ein Unternehmen kann mit der richtigen Software sehr wertvolle Informationen gewinnen. Inventar- und Facility-Manager müssen zum Beispiel über den Anschaffungszeitpunkt und den Aufbewahrungsort von Einrichtungsgegenständen und Mobiliar Bescheid wissen«, betont Hoppe. Auch die IT-Abteilung sei an der Inventarisierung der Computer, Drucker, Notebooks, Tablets und Beamer interessiert.
Das Inventar sollte sich zu einer bestimmten Kostenstelle, Gruppe oder Kategorie zuordnen lassen. Eine Inventar-Software sollte es ermöglichen, für jeden Vermögensgegenstand eine Historie anzulegen, um erkennen zu können, wann Reparaturen durchgeführt wurden. Ebenso ist wichtig, dass die Lösung Garantiezeiten berücksichtigt. Auch sollte beachtet werden, dass die Software mandantenfähig ist, um von mehreren Anwendern parallel nutzbar zu sein.
Erfassung von Inventargütern
»Grafisch wird die Erfassung der Güter meist anschaulich mittels Raumplänen gelöst«, berichtet Hoppe. Vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie würden die Erstdatenerfassung erleichtern. Zu jedem Inventar sollten Dateianhänge wie Bilder, Bedienungsanleitungen, Handbücher oder Rechnungen hinzugefügt werden können. »Im Inventar-Check können die Daten des Inventarplaners zusammengefasst und in Säulen- oder Kuchendiagrammen grafisch dargestellt werden. Natürlich fallen die Barcode-Etiketten nicht weg, sondern sind wichtiger Bestandteil des gesamten Systems«, unterstreicht der Consultant.
Vor Ort dabei
Verantwortliche für Betriebsgüter sind meist viel unterwegs, weswegen es wichtig ist, dass die Inventar-Software mit mobilen Endgeräten kompatibel ist. Daher sollten Barcodes per App für iOS und Android erfasst und per Smartphone oder Tablet auch Bilder und Videos hinzugefügt werden können. Der zuständige Mitarbeiter kann mit seinem Smartphone den Code einscannen und erhält alle in der Software verfügbaren Informationen zu den Betriebsmitteln. Für Anwender mit vielen Standorten ist auch eine Datenaustauschfunktion praktisch: Die Daten werden in einer CSV-Datei gespeichert und sind via E-Mail, Dropbox oder FTP-Server übertragbar.
Hilfe bei Neuanschaffung
Mit einem ausführlichen Inventarverzeichnis können sich die Kosten für Ersatzbeschaffungen genauer kalkulieren lassen, das Unternehmen weiß zu jeder Zeit, in welchem Zustand die Vermögensgegenstände sind. »So werden Finanzmittel zielgenauer eingesetzt. Anstatt ein Budget für die Anschaffung von 50 Bürostühlen zu taxieren, kann ermittelt werden, dass nur zehn gebraucht werden«, so Hoppe.
Die Software kann auch für die Inventarplanung und damit für einen Einstieg ins Smart-Inventory der Industrie 4.0 geeignet sein. »Mithilfe einer Inventar-Software erhalten Unternehmen die notwendige Transparenz für ihre Inventarverwaltung, um Einsparpotenziale zu identifizieren und somit das meist knappe Budget effizient einzusetzen. Außerdem dienen die umfangreichen Daten als rechtssicherer Inventar- und Versicherungsnachweis. Bald entfällt vielleicht sogar das Einscannen der Barcodes und die Wirtschaftsgüter kommunizieren selbstständig mit der Software, geben etwa den aktuellen Standort und weitere Informationen an«, so Ulrich Hoppe. Die Digitalisierung der Wirtschaftsgüter lohne sich demnach auf jeden Fall, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens. t
