HOPPE: Für eine hohe Maschinensicherheit die Wartungstermine unter Kontrolle haben

Technische Abteilungen, Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Bauleiter sind in der Verantwortung, die reibungslose Funktionalität all ihrer Werkzeuge, Arbeitsmittel, Fahrzeuge, Maschinen und Anlagen zu gewährleisten. Der Gesetzgeber sieht strenge Richtlinien vor, die regelmäßige Prüfungen, Wartungsauflagen und die Prüfintervalle definieren. Unternehmen müssen so den Arbeitsschutz gewährleisten. Doch Wartungen sind oft mit hohem Personal- und Organisationsaufwand verbunden. Christian Hoppe, Berater der Hoppe Unternehmensberatung, verweist auf große Fehler im Prüffristen-Management und wie man sie mit einem Wartungsplaner vermeiden kann, um den Arbeitsschutz zu gewährleisten.

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Wer Baumaschinen, Baugeräte, Leitern und Tritte sowie Betriebsmittel sicher prüfen will, für den ist die Dokumentation der Prüfung gesetzt. Hierzu eignet sich eine Software, in der die Prüfberichte, -ergebnisse und -protokolle festgehalten werden. Mit einem passenden Dokusystem lassen sich Prüfungen von Werkzeugen, Maschinen und Betriebsmitteln planen, durchführen und dokumentieren, um gravierende Folgen zu vermeiden.

Fehlender Überblick

Zuallererst benötigt man einen Überblick über das betriebliche Inventar. Im Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung beispielsweise werden auch die Prüfberichte und -protokolle festgehalten. Neben den offensichtlich überwachungsbedürftigen Betriebsmitteln gibt es noch andere, die man auf Anhieb vielleicht nicht auf dem Schirm hat. Dazu gehören Elektrogeräte und Bauwerkzeuge genauso wie Einsatzfahrzeuge, Stapler oder Regale und Leitern. Angesichts des Umfangs der prüfpflichtigen Geräte kann schnell der Überblick verloren gehen. Wer aber keinen Überblick über das Inventar, dessen Wert, etwaige Reparaturen oder Neuanschaffungen hat, dem können Prüftermine und -fristen zum Verhängnis werden.

Schlechte Vorbereitung

Werden Prüftermine nicht geplant und vorbereitet oder keine geeigneten Werkzeuge dafür eingesetzt, kann es schnell zu Chaos im Betrieb kommen. Ungeeignete Wartungszyklen, die mit anderen Vorgängen kollidieren und Maschinen zu ungünstigen Zeitpunkten aus der Produktion nehmen, schwierige Terminfindungen, da Mitarbeiter außer Haus sind, und eine holprige Koordination der notwendigen Arbeitsschritte sind Folgen einer falschen Herangehensweise. Müssen die Prüfungen dann noch zwischen mehreren internen Systemen abgestimmt werden, steigt die Fehleranfälligkeit weiter.


Gerade zyklisch wiederkehrende Wartungen müssen straff mit der Instandhaltung abgestimmt werden. Stimmt die Kommunikation nicht, stehen Maschinen still, weil Ersatzteile nicht rechtzeitig besorgt werden können. Für eine gute Planung und flüssige Organisation ist es deswegen unerlässlich, die Lebensakten der prüfpflichtigen Anlagen zu kennen. Im Idealfall werden jeder Anlage und Maschine die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen, Instandhaltungen, Behebung von Störungen oder Reparaturen zugeordnet.

Schlechte Dokumentation

Wenn die Prüfung durchgeführt wurde, müssen ihre Ergebnisse dokumentiert werden, nachvollziehbar, leicht auffindbar und am besten zentral. In vielen Unternehmen erfolgt die Dokumentation von Prüfungen, Wartungen und Reparaturen jedoch auf Papier oder in selbst programmierten »Excel«-Listen. Der Verwaltungsaufwand und die manuelle Arbeit für die Angestellten sind hoch. Zusätzlich zum optimierungsbedürftigen Workflow kann das Unternehmen so keine rechtskonforme Dokumentation leisten. Es verliert damit die Rechtssicherheit und haftet im schlimmsten Fall, gerade, wenn es darum geht, nachzuweisen, dass Prüfungen korrekt und in den vorgeschriebenen Zeiträumen stattgefunden haben. Nur eine ausführliche Dokumentation direkt im System kann beweisen, dass genug getan wurde, um Maschinenausfälle und Arbeitsunfälle zu verhindern.

Maschinenstillstand

Maschinen stehen still, weil ihr Reparaturstatus nicht bekannt oder der Betrieb auf eine anstehende Prüfung nicht vorbereitet war. Dieser fehlende Überblick kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Nicht nur Ausfälle bei der Produktion müssen in Kauf genommen werden, auch unvorhergesehene Reparaturen der Maschinen verzögern sich, wenn Ersatzteile nicht zeitnah besorgt werden können. Sicherheit und Arbeitsschutz hängen ebenso von funktionierenden Maschinen und Anlagen ab. Nur wer potenzielle Gefahrenquellen im Auge hat, kann ihnen begegnen, bevor sie sich auswirken. Sonst werden Unfälle und Ausfallzeiten riskiert. Wer das Prüf-Management auf die leichte Schulter nimmt, kann böse Überraschungen erleben. Schon kleine Nachlässigkeiten können große Auswirkungen haben. Im Falle eines Verstoßes gegen die Wartungsfristen drohen Bußgelder oder der Versicherungsschutz kann entfallen. Im Schadenfall hat dies unter Umständen strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen.

Die individuelle Lösung finden

Gefragt ist eine passende Wartungs-Software für das eigene Unternehmen, mit der die Geschäftsabläufe beschleunigt werden können und ein vollständiger Überblick über das Unternehmen möglich ist. Setzen sollte man als Unternehmer auf ein System, mit dem alle Bereiche des Unternehmens zu verwalten sind – ob per maßgeschneiderter Cloud- oder Desktop-Lösung mit dann optionalen Cloud-Erweiterungen.    t