VDBUM Service GmbH Digitale Prüfprotokolle mit VDBUM-App rechtssicher und schnell erstellen

Die Prüfprotokolle des Verbandes der Baubranche, Umwelt- und Maschinentechnik (VDBUM) sind ein Erfolgsmodell: Mehr als 300 000 Prüfungen werden jährlich damit durchgeführt. Seit gut einem Jahr bietet der Verband die Prüfprotokolle arbeitserleichternd digital über eine App an.

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Ob Turmdrehkran, Radlader, Rolltor, Bohrmaschine oder Monitor – Unternehmen in Deutschland sind laut Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verpflichtet, diese und viele weitere Anlagen und Geräte in regelmäßigen Abständen zu prüfen, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu schützen. Dies können in einer Firma schnell tausende Gegenstände sein, die meist jährlich einer Prüfung zu unterziehen sind. Unternehmer sind schwerlich in der Lage, all diese Prüfungen selbst durchzuführen, daher können sie »Befähigte Personen« mit der Ausführung beauftragen, die aufgrund ihrer Berufsausbildung, Berufserfahrung und aktueller beruflicher Tätigkeit über die Kenntnisse verfügen, die relevant für die Prüfung von Arbeitsmitteln sind. Da diese Kenntnisse kontinuierlich aufgefrischt werden müssen, veranstaltet VDBUM Service entsprechende Grund- und Aufbauschulungen für »Befähigte Personen«. Ein weiteres Erfolgsmodell des Verbandes sind die rund 30 verschiedenen Prüfprotokolle für alle gängigen Anlagen und Betriebsmittel.

»Wir haben Fragenkataloge erstellt, die einfach zu handhaben sind. Die einzelnen Punkte sind vorgegeben, der Prüfer muss letztlich nur noch ankreuzen, ob das Gerät oder die Maschine funktionsfähig ist oder ob es Mängel gibt«, beschreibt VDBUM-Mitarbeiterin Christina Dick die Prüfprotokolle in Papierform. Trotz der übersichtlichen und anwenderfreundlichen Gestaltung kann es aber – zusätzlich zum Zeitaufwand für die Prüfung – durchaus bis zu 15 Minuten in Anspruch nehmen, bis alles korrekt ausgefüllt ist und das geprüfte Gerät seine Plakette erhält. Grund dafür ist vor allem, dass die Stammdaten – Seriennummer und Inventarnummer, Betreiber, Baujahr, Datum der letzten Prüfung etc. – bei jeder Prüfung als Kopftext aufzuführen sind.

Prozess wird beschleunigt

Zur Beschleunigung dieses Prozesses und auch um die Digitalisierung voranzutreiben, hat der VDBUM mit dem Bremer Start-up Sharemac 2021 die App »digiprüf« (Android und iOS) ins Leben gerufen. Alle zu prüfenden Gerätschaften eines Unternehmens müssen hier nur noch einmal angelegt werden. Künftig sind dann alle Maschinen des Fuhrparks übersichtlich gelistet und schnell abrufbar.


Diejenigen Punkte, die bei einem Gerät unerheblich sind, werden bei der Ersteingabe als »nicht relevant« markiert. Sie sind beim nächsten Mal keine Pflichtfelder mehr und können einfach übersprungen werden. Ein Beispiel dafür ist ein nicht erforderlicher Feuerlöscher bei der Prüfung einer Leiter. Steht nun die Prüfung eines Baggers an, so wählt die »Befähigte Person« zunächst die erforderliche Prüfungsart und anschließend allgemeine Daten wie etwa die Niederlassung direkt in der Plattform aus. Im Handumdrehen ist der zu prüfende Bagger gefunden. Danach werden die Angaben zum Zustand der Maschine durch Anklicken der Kontrollkästchen eingegeben und der Vorgang ist nach wenigen Schritten mittels digitaler Unterschrift abgeschlossen. »Die Ergebnisse werden als PDF hochgeladen und sind in Echtzeit für den freigeschalteten Personenkreis sichtbar«, erläutert Christina Dick, die beim VDBUM für die Digitalisierung der Prüfprotokolle verantwortlich ist. »Wer einen großen Maschinen- oder Fuhrpark hat, der kann mit dieser Lösung richtig Zeit sparen«, weiß die Expertin und schließt ein weiteres Plus des digitalen Tools an: »Die Nutzer können die Papierflut in ihren Unternehmen eindämmen.« Durch die papierlose Variante lassen sich Schrank- und Regalfläche einsparen, die Umwelt schonen und der Workflow verbessern.

Erleichterung auch im Full-Service

Teils nehmen Firmen die Prüfungen nicht selbst vor, etwa wenn sie Full-Service-Verträge mit Herstellern abgeschlossen haben. Auch in solchen Fällen bringt »digiprüf« eine Zeitersparnis: »Wer für einen Kunden prüft, der muss nicht das Protokoll ausdrucken, ihn aufsuchen und seine Zweitunterschrift einholen, denn über die hinterlegte E-Mail-Adresse wird ihm das Protokoll automatisch zugeschickt. Sobald er den Link mit dem Prüfprotokoll öffnet, erscheint darin ein Zeitstempel, der beweist, wann er das Protokoll erhalten hat«, erläutert Christina Dick.

Erinnerung an anstehende Prüfungen

Der Nutzer der App soll stets auf der sicheren Seite sein. Im Fall eines Unfalls lässt sich genau nachvollziehen, wer die betreffende Maschine wann und mit welchem Ergebnis geprüft hat und welcher Personenkreis wissentlich darüber informiert worden ist. Und auch in puncto Datensicherheit muss sich laut Christina Dick niemand Sorgen machen. Ein praktisches Feature der App ist die Erinnerungsfunktion: Monatlich erhalten die Anwender einen Bericht, der anzeigt, wann die nächste Prüfung für ein bestimmtes Gerät ansteht.     t

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