Aktuelles Unternehmensführung

123erfasst: Mit digitalen Akten in die Zukunft

Die niedersächsische Unternehmensgruppe Matthäi verabschiedet sich von der Zettelwirtschaft und geht mit großen Schritten den Weg in die Digitalisierung. Ziel ist es, handschriftliche Aufzeichnungen wie Stunden- und Gerätezettel zu eliminieren, Bautagebücher automatisch zu generieren und Daten ohne Medienbruch zentral verfügbar zu haben. Entschieden hat sich die Gruppe für die Lösung 123erfasst des Unternehmens 123erfasst.de aus Lohne.

Die Matthäi-Gruppe mit Sitz im niedersächsischen Verden umfasst mehr als 40 eigenständig agierende Standorte und Niederlassungen im norddeutschen Raum sowie eigene Bau- und Rohstoffproduktionen in Deutschland und Europa. Der Unternehmensgruppe steht mit über 2 000 Mitarbeitern eine umfassende Expertise im Erd- und Tiefbau, Straßen- und Gleisbau, Hochbau, Spezial-Ingenieurbau, Schlüsselfertigbau, Wasserbau, Infrastruktur- und Kraftwerksbau zur Verfügung.

Einfache Benutzerführung und umfangreiche Funktionen

Nachdem die Unternehmenssparte Tiefbau schon im Vorjahr die App-Lösung von 123erfasst zur Zeiterfassung eingeführt hatte, entschied man sich zügig, dies konzernweit auf allen Baustellen anzuwenden.

Entscheidungsrelevant war neben der Funktionalität die einfache Benutzerführung und die Offline-Datenerfassung. Üblicherweise schickt die App die eingegebenen Daten per Funk an die Office-Anwendung – ohne Funkverbindung werden die Daten dennoch offline gespeichert und automatisch übertragen, sollte der Empfang wieder funktionieren.

Der Schwerpunkt lag bei der Einführung Anfang 2019 auf der digitalen Stundenerfassung. »Zusammen mit 123erfasst.de haben wir die Regeln erarbeitet, um die Stundenerfassung für die Lohnabrechnung in allen Unternehmensteilen der Gruppe über die App in Verbindung mit der Office-Lösung zu implementieren«, erläutert Manuela Süßkind, als kaufmännische Mitarbeiterin verantwortlich für die Einführung von 123erfasst im Konzern und zuständig für alle Vorarbeiten innerhalb der Zentrale. Obwohl Matthäi für jede Niederlassung mehrere Regelwerke hat, die u. a. individuelle Arbeitszeitkalender der einzelnen Gruppen mit ihren unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten beinhalten, konnte dieses mit der Software schnell abgedeckt werden.

Bei mehr als 1 000 Mitarbeitern schnell eingeführt

Danach schulte man die Erfasser wie Poliere, Vorarbeiter oder Baugeräteführer sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen. Schon im Juni konnten 1 150 Mitarbeiter ihre Stunden über die App eingeben. Die zügige Einführung konnte realisiert werden, da Matthäi mit Manuela Süßkind eine kompetente und engagierte Mitarbeiterin für diese Aufgabe abgestellt hatte und weil die 123erfasst-Software sich einfach in bestehende Systeme integrieren lässt.

Die App nutzen die gewerblichen Mitarbeiter, die Office-Lösung wenden die Bauleiter, die Gerätedisponenten sowie die Sachbearbeiter in den Niederlassungen an. Letztere bereiten die Daten für die zentrale Lohnbuchhaltung auf.

Anwesenheitszeiten buchen

Morgens loggen sich die Erfasser in 123erfasst ein und melden sich an der Baustelle mit ihrer Anwesenheitszeit an. Dabei erfasst der Kolonnenführer die Zeiten auch für seine Mitarbeiter. Das System ordnet diese einer Baustelle, den -teilen und -bereichen zu. Zur Erfassung von Kommen, Gehen, Pause und Tätigkeitswechsel reichen jeweils wenige Klicks aus. Die Software ergänzt die Zeitbuchungen automatisch um Zeitstempel. Die Mitarbeiter der Betonmischwerke geben ihre Zeiten mit RFID-Chips über Tablets ein.

Die digitale Vorgehensweise entlastet die Mitarbeiter auf den Baustellen, in den Mischwerken und Büros. Handschriftliche Stundenzettel gehören der Vergangenheit an, ebenso die Kontrollen und fehlerhaften Dateneingaben in den Niederlassungen.


Baugeräte verwalten und Kostenstellen zuordnen

Matthäi hat sukzessiv in den Unternehmensbereichen die Planung des Baugeräteeinsatzes eingeführt und deren zeitliche Einsätze protokolliert. Der Baugeräteführer sieht auf seinem Smartphone, welches Gerät ihm zugeteilt wurde. In der Zentrale ist man somit jederzeit informiert, wie lange die Geräte im Einsatz waren, welche Leistungen erzielt wurden, wer diese bedient hat und welcher Output erzielt wurde.

Künftig soll jede Baustelle aufgrund des exakten Zahlenmaterials nachkalkuliert werden können. Manuela Süßkind erläutert: »Dazu ist es wichtig zu wissen, wie lange diese Baumaschinen im Einsatz sind, ob wir mit unserem kalkulatorischen Ansatz hinkommen oder Optimierungen vornehmen müssen.«

Fotodokumentation und Notieren von Bemerkungen

Die Fotoaufnahmen, die täglich den Ist-Zustand, den Baustellenfortschritt und die -sicherung dokumentieren, werden in der App gespeichert und der Baustelle, dem Projekt, Bauabschnitt und Baubereich zugeordnet sowie auf den Server hochgeladen. Dort stehen die Daten allen Projektbeteiligten je nach Berechtigung in Echtzeit zur Verfügung. Sollte der Polier eine Frage zu einem Sachverhalt haben, schickt er dem Bauleiter ein Foto der aktuellen Situation. Dann kann dieser, ohne vor Ort sein zu müssen, eine Entscheidung treffen. Begrüßt wird auch die Möglichkeit, jederzeit Bemerkungen eingeben zu können. Und das nicht nur schriftlich, sondern übers Mikrofon auch sprachlich.

Mittel zur Digitalisierung der Bauprozesse

Manuela Süßkind schätzt die Unterstützung durch das Lohner Software-Haus und wünscht sich, dass 123erfasst.de bei der Weiterentwicklung der Soft­ware die Einfachheit und gute Qualität beibehält. »Ich habe von 123erfasst.de einen kompetenten und erfahrenen Berater zur Seite gestellt bekommen, der mich bei der Einführung der Lösung im Konzern professionell unterstützt hat.«    t

Nach oben
facebook Instagram youtube twitter rss