Aktuelles Unternehmensführung

123erfasst: Mit digitalen Formularen rechtssicher dokumentieren

Das Unternehmen Emil Tepe aus dem niedersächsischen Dinklage setzt stark auf die Digitalisierung. Seit dem Jahr 2015 hat der Bereich Kabel- und Rohrnetzbau des Unternehmens das Programm 123erfasst im Einsatz – nicht nur zur Zeiterfassung, verstärkt ebenso zur mobilen Projekt­dokumentation. Damit behält der Betrieb die Baustellen im Blick, dokumentiert die einzelnen Arbeitsschritte sowie verbauten Materialien und bearbeitet die erfassten Daten in anderen Systemen weiter.

Im Jahr 1931 gründete Emil Tepe während der damaligen Wirtschaftskrise einen Betrieb für Elektroinstallation, Klempnerei sowie Heizungsbau. Heute beschäftigt das Elektrounternehmen in den Bereichen Kabel- und Rohrnetzbau, Elektro- und Gebäudesystemtechnik, IT- und TK-Systeme 150 Mitarbeiter in Dinklage und Bissendorf. Neben der Digitalisierung gelten Qualität, Zuverlässigkeit, Kompetenz und Erfahrung für Tepe als Schlüsselfaktoren im Wettbewerb.

Schnell und flexibel Anforderungen umsetzen

Schon vor der »123erfasst-Ära« nutzte der Tepe-Bereich Kabel- und Rohrnetzbau ein System zur Zeiterfassung. Weil die Entwicklung der Software nicht in dem gewünschten Tempo fortschritt und Funktionalitäten fehlten, machte man sich auf die Suche nach einem neuen Programm. Auch sollte das anbietende Unternehmen flexibel sein und gewünschte Anforderungen schnell umsetzen. Fündig wurde man bei 123erfasst.de aus dem benachbarten Lohne.

Heute loggt sich jeder Mitarbeiter morgens in 123erfasst ein, meldet sich an der Baustelle an und bucht seine Anwesenheitszeit. Das System ergänzt die erfassten Stunden über die hinterlegten Informationen und übermittelt die eingegebenen Daten nach Prüfung im Büro und Export an die Lohn-Software. Da Fahr- und Arbeitszeiten teilweise auseinanderfallen hat das Unternehmen die Software so programmieren lassen, dass die Kollegen GPS-gesteuert im variabel festgelegten Umkreis von der Baustelle Feierabend stempeln können. Alternativ kann eingestellt werden, dass bei zu großer Entfernung von der Baustelle sowohl der stempelnde Mitarbeiter, als auch der Kollege im Büro eine Meldung erhalten.

Bis zu 150 Aufträge von bis zu zehn Baustellen täglich

Das Unternehmen erstellt im Auftrag der regionalen Netzbetreiber Hausanschlüsse für Gas, Wasser, Strom und Telekommunikation im Umkreis von 40 km um Dinklage. Außerdem werden Montagen im Glasfasernetz im Gebiet zwischen Oldenburg und Herford er­ledigt. Zehn bis 14 Teams koordiniert Dipl.-Ing. Thomas Gröne, zuständig für die Koordination der Hausanschlüsse, täglich. Das sind in der Regel 10 bis 20 Aufträge, die jeden Tag von den einzelnen Teams bear­beitet werden.

Bei jedem Hausanschluss sind Abrechnungen für die verschiedenen Netzbetreiber respektive Telekommunikationsdienstleister zu erstellen, ein Hausanschluss zieht in der Regel bis zu acht Abrechnungen nach sich. Diese müssen nicht nur die kaufmännischen Abrechnungspositionen, sondern sämtliche technischen Daten wie Zählernummern, Rohrproduktionsdatum sowie die laufenden Nummern aller installierten Materialien wie beispielsweise Rohre oder auch Formteile beinhalten. Hinzu kommt eine umfangreiche Dokumentation der Baustellen.


Dank 123erfasst können die mit einem Smart­phone, auf dem die mobile App installiert ist, ausgestatteten Team-Führer und Mitarbeiter die Informationen mittels Formularen direkt auf der Baustelle eingeben. Diese lassen sich auch im Büro auf dem Rechner bearbeiten. Anschließend sind sie in der Formulardatei in 123office zwecks Überprüfung einsehbar.

Formulare einfach konfigurieren

Vorteilhaft für den niedersächsischen Betrieb ist, dass es seine Formulare leicht konfigurieren kann, indem es die vorhandenen Vorlagen seinen Anforderungen entsprechend anpasst. Durch die Angabe von Pflichtfeldern, die Auswahl der Stammdaten und die Validierung der Daten sind die Formulare schon bei der Eingabe übersichtlich gestaltet. Darüber hinaus kann die Komplexität reduziert werden, indem nur die für den Mitarbeiter relevanten Felder aufgelistet sind. Auch kann das Unternehmen in den Formularen und Checklisten Reihenfolge und Art der Erfassungsfelder sowie Checkboxen selbst konfigurieren. Dies können Auswahlfelder mit festen Auswahltexten wie »Länge«, »Höhe« sowie »Breite«, Felder für Fotos und Stammdaten wie zum Beispiel »Baustelle«, »Person«, »Gerät«, aber auch Felder für Zahlen- und Texteingabe, Datum, Ampeleingabe, QR-Code und Barcode sowie die digitale Unterschrift sein.

Da die Formulare bei Tepe Pflichtfelder enthalten, kann der Mitarbeiter vor Ort keinen Eintrag vergessen. Alle Daten werden online an die Zentrale übertragen. Koordinator-Hausanschlüsse Thomas Gröne: »Wir arbeiten jetzt schon intensiv mit den Formularen und werden das noch verstärken. Durch die Möglichkeit, die Daten baustellenbezogen digital weiter zu verarbeiten, haben wir erhebliche Vorteile im Büro und auf der Baustelle.«

Schon heute erfasst der Betrieb alle technischen Daten eines Gasanschlusses digital. Die Bauteile sind mit einem EAN- oder QR-Code versehen, den die Mitarbeiter vor Ort ins Formular einlesen. Bisher kann der beauftragende Netzbetreiber die Daten noch nicht in seine Systeme für die Abrechnung und Dokumentation einlesen, daher übergibt das Unternehmen diese als PDF-Datei.

Einige Netzbetreiber verlangen für die Abrechnung, dass jeder Arbeitsschritt per Foto dokumentiert wird, da nach Beendigung der Bauarbeiten keine Möglichkeit zur Kontrolle besteht, sind doch die Gräben geschlossen. Dafür sorgt ein Pflichtfeld für Fotos in den Formularen. Thomas Gröne fügt hinzu: »Wir arbeiten in Telekommunikationsstationen, zu denen auch andere Firmen Zutritt haben. Deshalb dokumentieren wir bei der Begehung zu unserer Absicherung den Zustand der Räumlichkeiten per Foto.« Auch ist geplant, Feierabend zu stempeln, wenn ein Foto der Baustellensicherung ins Formular gestellt wurde.

Daten stehen zeitnah zur Verfügung

Der Nutzen liegt bei der Zeitersparnis sowie der Fehlerminimierung, entfällt doch das manuelle Ausfüllen der Stundenzettel sowie das wiederholte manuelle Einpflegen von Daten im Büro. Nach der digitalen Erfassung durch den Mitarbeiter auf der Baustelle stehen die Informationen sofort im Büro zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Auch liest man bei Tepe die Daten mittels Schnittstellen für die Kostenkalkulation ein. So kann jedes Projekt anhand exakten Zahlenmaterials schnell nachkalkuliert und die Daten können für die Kalkulation neuer Projekte genutzt werden.

»Nur wenn man als Unternehmen auf die Digitalisierung setzt, ist man weiterhin wettbewerbsfähig«, erläutert Thomas Gröne. Da Tepe wie auch andere Firmen Nachwuchsprobleme hat, kümmert man sich intensiv um den bestehenden Mitarbeiterstamm. IT-Schulungen sind somit an der Tagesordnung. Auch werden kurzfristig auftretende Probleme so schnell wie möglich aus der Welt geschaffen. »Sollte zum Beispiel etwas bei der Handhabung der Formulare nicht funktionieren, erledigen wir das bis zum nächsten Tag, damit die Kollegen wieder optimal arbeiten können«, meint Gröne. Dieses Vorgehen schätzen die Mitarbeiter und so arbeiten alle gerne mit 123erfasst.    t

Nach oben
facebook Instagram youtube twitter rss