Das Unternehmen AS-Bau Hof hat sich auf den Tief-, Straßen- und Rohrleitungsbau sowie Ingenieur-, Industrie- und Gewerbebauten spezialisiert. Mit 140 Mitarbeitern wickelt man Bauprojekte in Oberfranken, dem südlichen Thüringen und Sachsen ab. In einem dreimonatigen Pilotprojekt wurde von einem Teil der Mitarbeiter die Handhabung des Programmes und die Funktionalität der Zeiterfassung getestet. Nachdem alle Poliere mit Smartphones und mit der 123erfasst-App ausgestattet waren, startete vor rund zwei Jahren der Praxisbetrieb.
Automatisierte Datenübertragung
123erfasst besteht aus einer App in Verbindung mit einer Datenbank und einer Software für die Administration, das Lohnbüro und die Projektabteilung. Von einem Server aus wird die Software gesteuert. Per Smartphone-App sammeln die Mitarbeiter Unternehmens- und Projektinformationen mobil. Die Übertragung erfolgt automatisiert und verschlüsselt im Hintergrund. Sollte auf der Baustelle ein Funkloch herrschen, erfasst der Anwender die Daten offline, die Übertragung erfolgt später.
Morgens melden sich die Poliere auf der Baustelle an und buchen ihre sowie die Anwesenheitszeit der Kolonne. Die App überträgt die eingegebenen Daten auf den Server, sodass diese der Personalabteilung digital zur Verfügung stehen.
In der Software können die Anwender ihre Kalender mit unterschiedlichen Arbeits- und Pausenzeiten hinterlegen. Auch können firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse, aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitgeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten gespeichert werden.
Das System ergänzt die erfassten Stunden dann über die hinterlegten Informationen. Die Lohnabteilung muss keine handschriftlichen Zettel mehr einsammeln und manuell Daten eingeben. Der Aufwand für Kontrollen gehört ebenso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Das Zahlenmaterial liegt in dem Moment im 123office in der Zentrale vor, wenn der Mitarbeiter die Zeiten auf der Baustelle eingegeben hat.
Ist-Zustand sofort per Foto im Büro verfügbar
Mittlerweile nutzt AS-Bau Hof das Programm auch zur Fotodokumentation. So nehmen die Mitarbeiter auf der Baustelle per Smartphone den Ist-Zustand auf und zeichnen den Bauablauf per Fotodokumentation auf. Die Aufnahmen werden in der App gespeichert, der Baustelle zugeordnet, auf den Server geladen und stehen den entsprechenden Projektbeteiligten je nach Berechtigung zur Verfügung. Dabei können das Mobilgerät und die 123-App nahtlos weitergenutzt werden. Das Hochladen der Bilder für die sachgemäße Baustellendokumentation erfolgt automatisch im Hintergrund – vom Anwender unbemerkt.
Per 123erfasst erfolgen auch die Tagesberichte der Lkw-Fahrer, zudem plant AS-Bau für 2019, 123erfasst zur Geräteverwaltung einzusetzen, schließlich können die Mitarbeiter nicht nur ihre Zeiten per App auf dem Handy erfassen, sondern auch die Baumaschinen und deren Einsätze protokollieren. §
