Die Digitalisierung erfasst auch die Buchhaltung im Mittelstand. Unternehmen können Abläufe im Rechnungswesen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten. Zwar haben viele Unternehmen bislang nicht auf digitale Rechnungsstellung umgestellt, jedoch erhält mittlerweile jede Firma elektronische Abrechnungen von Dienstleistern oder Geschäftspartnern. Wer sich mit dem Gedanken einer Digitalisierung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und Fehlerquellen im Blick haben. So können Verantwortliche gewährleisten, dass das System effizient arbeitet und Überraschungen bei der Betriebsprüfung ausbleiben.
Geschwindigkeitsplus
Mit einer digitalisierten Buchhaltung lassen sich alle relevanten Daten effizienter erfassen, verarbeiten, auswerten und archivieren. Abläufe wie Buchungen oder die Rechnungserstellung gehen schneller vonstatten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Der technologische Fortschritt bietet Firmen, die noch analog unterwegs sind, zusätzliche Anreize für einen Wechsel. Cloud-basierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise moderaten Kosten. Denn Firmen müssen Buchhaltungs-Software, Server und Backupmedien gar nicht erst anschaffen. Damit wird die digitalisierte Buchführung auch für kleinere Unternehmen eine Option.
Update für Verwaltungsvorschrift
Den Weg ebnet eine Verwaltungsvorschrift. Das Bundesfinanzministerium (BMF) arbeitet derzeit an einer Neuauflage der »Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff« (GoBD) aus dem Jahr 2014. Sie soll laut BMF voraussichtlich noch im Sommer in Kraft treten. Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit bei der digitalen Buchführung sorgen und neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem auch eine einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera erlauben. Im Vorfeld einer Umstellung sollten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zuschätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden.
Augen auf!
Ein Umstieg auf digitale Buchführung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wie viel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Dienstleister notwendig ist und die entsprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollten Unternehmen in kleinen Schritten nacheinander vornehmen, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren.
Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen stehen vor der Herausforderung, dass die Buchhaltungs-Software zu ihren Bedürfnissen passt und nicht über- oder unterdimensioniert ist. Entscheidend ist eine fehlerfreie Integration der Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenübernahme ohne Verluste.
Betriebsprüfung bedenken
Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeutet etwa, dass sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen. Wichtig sind umfassende Testläufe, um das Funktionieren der Schnittstellen und Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess aufwendige manuelle Korrekturen erforderlich sind.
Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungspersonals. Alte Verfahrensweisen muss es aufgeben und neue Fertigkeiten lernen. Es genügt jedoch nicht, dass Buchhalter die neuen Programme beherrschen. Firmenchefs sollten sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter mit den neuen GoBD vertraut sind und die Risiken kennen. Sinnvoll sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln. t
