In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Mitarbeiterzufriedenheit für Firmen immer wichtiger. Fühlt sich die Belegschaft an ihrem Arbeitsplatz gut aufgehoben, wirkt sich dies in der Regel positiv auf Arbeitseffizienz und -klima aus. Schon kleine Aufmerksamkeiten können eine große Wirkung entfalten. So etwa, wenn der Chef im Betrieb für das leibliche Wohl der Arbeitnehmer sorgt. Doch bei derlei Zuwendungen möchte der Fiskus nur allzu gerne teilhaben. Firmen sollten beim Thema Verpflegung die steuerrechtlichen Vorgaben genau kennen. Schnell werten Betriebsprüfer Leistungen als Sachbezug und das Finanzamt fordert Steuern und Sozialabgaben nach.
Annehmlichkeiten
Grundsätzlich steuerfrei sind für Unternehmen sogenannte Annehmlichkeiten. Dazu zählen Getränke, Obst oder Kekse. Kritisch wurde es bislang allerdings, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern neben Kaffee regelmäßig Brötchen zum Frühstück anboten. Der Grund: Zwischen Finanzbehörden und Gerichten war lange strittig, unter welchen Umständen genau eine steuerfreie Annehmlichkeit zur steuerpflichtigen Mahlzeit wird. Wo die Grenze genau liegt, hat jüngst der Bundesfinanzhof entschieden (Az. VI R 36/17). Die Richter gehen davon aus, dass ein unbelegtes Brötchen mit Kaffee kein Frühstück darstellt. Im steuerrechtlichen Sinne sei erst dann von einer vollwertigen Mahlzeit auszugehen, wenn sich ein Brotaufstrich oder Belag auf der Semmel befindet. Jedoch war dem Gericht wichtig festzustellen, dass derartige Annehmlichkeiten keine Gegenleistung für den Arbeitseinsatz der Mitarbeiter darstellen dürfen. Firmen sollten darauf achten, dass Kaffee und Brötchen nur zum sofortigen Verzehr während der Arbeitszeit bereitgestellt werden. Zudem ist eine Mitnahme von Essen und Getränken nach Hause tabu. Nicht zuletzt sollten Arbeitgeber darauf achten, dass unterschiedslos jeder Mitarbeiter in den Genuss der angebotenen Leistung kommen kann. Sind alle steuerrechtlichen Bedingungen erfüllt, gelten Kaffee und Brötchen als Maßnahme im Rahmen der Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen und damit nicht als Sachbezug.
Mahlzeit
Sobald auf dem Brötchen etwa Käse liegt, geht der Fiskus von einer Mahlzeit aus. In solchen Fällen veranschlagt das Finanzamt pauschale Geldbeträge, die zu versteuern sind. Im Jahr 2020 wird für ein Frühstück ein Sachbezugswert von 1,80 Euro, für ein Mittag- bzw. Abendessen von 3,40 Euro angenommen. Gleiches gilt auch für die Ausgabe von Essensmarken oder Gutscheinen für ein Restaurant. Doch Vorsicht: Der Wert von Essensgutscheinen für Mahlzeiten am Mittag oder am Abend darf maximal 3,10 Euro über dem Sachbezugswert liegen. Bis zu einem Maximalwert von 6,50 Euro einer Essensmarken bleibt der Zuschuss von 3,10 Euro über dem Sachbezugswert von 3,40 Euro steuerfrei. Den Sachbezugswert müssen Arbeitgeber für ihre Arbeitnehmer als Lohn versteuern und Sozialabgaben abführen. Um Mitarbeiter davon zu entlasten, können Firmen den Betrag pauschal mit 25 % versteuern. Die Belegschaft erhält auf diese Weise den Gutschein Brutto für Netto.
Eigenanteil
Die Steuerpflicht lässt sich jedoch durch einen Kniff umgehen. Zahlen Arbeitnehmer je Essen durchschnittlich mindestens einen Eigenanteil in Höhe des Sachbezugswertes von 3,40 Euro, liegt kein Arbeitslohn vor. Vorsicht sollten Firmen aber bei der Menge der »gesponserten« Verpflegung walten lassen. Unternehmen dürfen pro Tag und Mitarbeiter nur eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) sponsern. Alle weiteren Essen sind steuerpflichtig. Der maximale steuerfreie Sachbezugswert pro Monat beträgt somit für das Jahr 2020 97,50 Euro. Idealerweise sollten Firmen sich auf 15 Essensmarken pro Monat und Arbeitnehmer beschränken.
Geben Arbeitgeber für Mitarbeiter mehr Gutscheine aus, greift die gesetzliche Überwachungspflicht. Das bedeutet, dass Firmen für Abwesenheitstage – etwa bei Urlaub, Dienstreise oder Krankheit – gewährte Zuschüsse zurückfordern müssen, was einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand bedeutet. Grundsätzlich gilt jedoch: Alle Sachbezüge sind im Lohnkonto der Mitarbeiter zu dokumentieren.
Dienstreise
Wie verhält es sich bei Mahlzeiten während einer Dienstreise oder Arbeitsessen während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes? Da es sich hierbei um Tätigkeiten im überwiegend betrieblichen Interesse handelt, können Firmen den Teilnehmern Essen und Getränke im Wert von maximal 60 Euro brutto bezahlen. An diese Freigrenze sollten sich Firmen genau halten. Schon ab dem ersten Cent über dem Maximalbetrag werden auf die Gesamtkosten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge fällig. t
