Als Silvio Jakob im Jahr 2017 zur Karl-Gruppe kam, bekam er gleich eine interessante und reizvolle Aufgabe: Der studierte Betriebswirtschaftler sollte für das weit verzweigte Unternehmen einen Zentraleinkauf aufbauen. Ein wichtiger Baustein hierfür war die Einführung einer digitalisierten Lagerwirtschaft. Als Basis diente das bereits vorhandene Warenwirtschaftssystem Nevaris Finance, welches für die Baubranche entwickelt wurde und auf Microsoft Dynamics 365 basiert.
Den Anfang machte das zentrale Ersatzteillager für die eigene Werkstatt, in der die gesamte Maschinen- und Fahrzeugflotte der Karl-Gruppe gewartet und repariert wird. Der Fuhrpark umfasst unter anderem 73 Bagger, 31 Radlader, 21 Lkw und
10 Traktoren. Hinzu kommen Teleskoplader, Dumper, Grader sowie Brecher- und Siebanlagen. Um kurze Reparaturzeiten garantieren zu können, werden rund 4 000 Ersatzteile bevorratet.
Durchgängig digitalisiert
»Damals waren die Vorgänge im Warenein- und -ausgang, Bestellwesen sowie der Inventur noch papierbasiert und ineffizient«, erinnert sich Jakob, der bei der Karl-Gruppe den Bereich Beschaffung und Materialwirtschaft leitet. Lagerbewegungen wurden erst analog notiert und später im System erfasst. Dieser doppelte Aufwand war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Vor diesem Hintergrund suchte Jakob eine mit Nevaris kompatible Lösung zur durchgängigen Digitalisierung der Lagerprozesse.
Aufgrund einer Empfehlung wurde die Karl-Gruppe auf Integer Solutions und deren Lösung isConstruct aufmerksam. Die Software ist in der Baubranche weit verbreitet, sodass ein Besuch bei einem vergleichbaren Referenzkunden organisiert werden konnte. »Wir wurden davon überzeugt, dass isConstruct unsere Anforderungen voll und ganz erfüllt. Vor allem gefiel uns die Benutzerfreundlichkeit des Systems, die für eine hohe Akzeptanz unserer Mitarbeiter sorgt«, so Jakob, der sich 2019 dafür entschieden hat.
Lückenlos dokumentiert
Bereits neun Monate später startete 2020 die Pilotphase in einem Teilbereich des Ersatzteillagers am früheren Standort in Innernzell. »Die Einführung verlief völlig problemlos und die kompetenten Mitarbeiter von Integer Solutions standen uns bei Fragen immer zur Seite«, bestätigt Jakob, der durch die lückenlose Prozessdokumentation jede Warenbewegung nachvollziehen kann. Seit dem 2022 erfolgten Umzug der Firmenzentrale nach Hengersberg wird das komplette Lager mit isConstruct verwaltet. Hierfür wurde jeder der rund 4 000 Lagerplätze mit einem Barcode versehen. Dieser wird bei Bestandsveränderungen von den Mitarbeitern mit einem von drei robusten Datenerfassungsgeräten vom Typ Zebra MC33 gescannt.
Quittieren per Scan
Ein großer Teil der Scans betrifft die Entnahme von Ersatzteilen aus dem Lager, die im Zuge von Reparaturen von den Monteuren angefordert werden. Hier kommt das Softwaremodul »Werkstattbericht« zum Einsatz. Der Lagerist gibt am Handheld die Materialien ein, die für den jeweiligen Auftrag kommissioniert werden müssen. Danach entnimmt er die Artikel aus den Regalfächern und quittiert jeden Vorgang mit einem Scan des dort angebrachten Barcodes. Auf gleiche Weise funktioniert das Softwaremodul »Ausgangslieferschein«: Es wird eingesetzt, wenn zum Beispiel ein Bauleiter Filtermasken für seine Mitarbeiter benötigt. Das Modul »Bestellvorschlag« startet hingegen einen Beschaffungsprozess. Es wird immer dann aktiviert, wenn die Lageristen ein leeres oder fast leeres Regalfach sehen. In diesem Fall wird der Barcode am Regalfach gescannt und eine Bestellmenge eingegeben. Der Vorschlag wird an das ERP-System übertragen und einem Sachbearbeiter im Einkauf angezeigt. Dieser entscheidet, ob die Bestellung tatsächlich ausgelöst wird.
Flexibel auf Wünsche eingehen
Das Modul Bestellvorschlag war speziell für die Karl-Gruppe neu programmiert worden. »Für uns ist es ein großer Vorteil, dass Integer Solutions so flexibel auf unsere Wünsche eingegangen ist und uns keine unveränderbare Standardlösung präsentiert hat«, bekräftigt Jakob. »In den nächsten Jahren planen wir weitere Automatisierungsschritte. Zum Beispiel wollen wir auch unsere Maschinen- und Werkzeugausgabe mit isConstruct verwalten.« Mit isConstruct hat die Karl-Gruppe die Abläufe im Ersatzteilelager durchgängig digitalisiert und damit das Bestellwesen und die Inventur beschleunigt, während Bestandsqualität und Transparenz gesteigert wurden. Zudem bietet die Lösung noch großes Potenzial für weitere Verbesserungen in anderen Bereichen. s
